Accord de traitement des données

Cet accord de traitement des données ("ATD") complète les Conditions d'utilisation de Tenants10 et s'applique automatiquement dès lors que vous ("Client") utilisez le Service Tenants10 pour traiter des données personnelles de vos propres occupants, locataires, personnel ou autres personnes ("Données des occupants") sur la plateforme Tenants10. Il vise à satisfaire les exigences de l'art. 9 de la loi fédérale suisse sur la protection des données et, le cas échéant, de l'art. 28 du RGPD.

1. Rôles

Le Client est responsable du traitement des Données des occupants. Tenants10 KlG est sous-traitant, agissant uniquement selon les instructions documentées du Client telles que données par la configuration et l'utilisation normales du Service (par ex. quels modules sont activés, qui le Client invite, quelles données le Client saisit).

2. Objet, nature & finalité

Tenants10 traite les Données des occupants pour fournir les fonctions de gestion immobilière/technique que le Client configure : administration locative, suivi des loyers et paiements, gestion des demandes d'entretien et ordres de travail, suivi de conformité/inspection, messagerie intégrée, stockage de documents, et fonctionnalités assistées par IA associées (extraction de documents, traduction et assistants intégrés), pendant la durée de l'abonnement du Client.

3. Catégories de données & personnes concernées

Les Données des occupants peuvent inclure : nom, coordonnées, données de bail et de paiement, demandes d'entretien, messages et documents relatifs aux locataires, occupants et contacts d'immeuble du Client. Elles n'incluent pas de catégories particulières de données personnelles (par ex. données de santé), sauf si le Client choisit de téléverser un tel contenu, pour lequel il garantit disposer d'une base légale.

4. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise Tenants10 à faire appel aux sous-traitants ultérieurs énumérés à la section 8 de la Politique de confidentialité (telle que mise à jour) pour fournir le Service. Tenants10 demeure responsable de la conformité de chaque sous-traitant ultérieur à des obligations de protection des données équivalentes à celles du présent ATD, et informera raisonnablement le Client de tout nouveau sous-traitant ultérieur traitant des Données des occupants, afin que le Client puisse s'y opposer pour des motifs raisonnables liés à la protection des données.

5. Mesures de sécurité

Tenants10 maintient des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment : chiffrement des données en transit ; contrôle d'accès basé sur les rôles et limité par immeuble au sein de la plateforme ; journalisation d'audit des actions administratives ; hébergement de l'infrastructure principale dans la région Switzerland North de Microsoft Azure ; et examen régulier des pratiques de sécurité des sous-traitants.

6. Confidentialité

Tenants10 veille à ce que le personnel autorisé à traiter les Données des occupants soit soumis à une obligation de confidentialité appropriée.

7. Assistance au Client

Compte tenu de la nature du traitement, Tenants10 assistera raisonnablement le Client pour répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, suppression, export) formulées par ses propres occupants/locataires, ainsi que pour satisfaire toute obligation applicable d'analyse d'impact relative à la protection des données ou de notification de violation concernant les Données des occupants, dans la mesure où les informations requises sont disponibles pour Tenants10.

8. Notification de violation de données personnelles

Tenants10 informera le Client sans délai excessif après avoir eu connaissance d'une violation de données personnelles affectant les Données des occupants de ce Client, et fournira les informations disponibles pour aider le Client à respecter ses propres obligations de notification.

9. Restitution & suppression des données

À la résiliation de l'abonnement du Client, Tenants10 mettra les Données des occupants à disposition pour export pendant une période raisonnable, puis les supprimera ou les anonymisera, sauf si Tenants10 est tenu par la loi applicable (par ex. les règles suisses de tenue de documents financiers) de conserver certains registres plus longtemps.

10. Transferts internationaux

Lorsque des Données des occupants sont transférées hors de Suisse ou de l'EEE par un sous-traitant ultérieur mentionné à la section 8 de la Politique de confidentialité, ce transfert est effectué sur la base de clauses contractuelles types et/ou, le cas échéant, du cadre de protection des données UE-US / Suisse-US, selon le fournisseur concerné.

11. Audit

Sur demande écrite raisonnable, au maximum une fois par an sauf incident spécifique, Tenants10 fournira au Client les informations disponibles démontrant la conformité au présent ATD, telles qu'un résumé des mesures de sécurité ou les certifications pertinentes des sous-traitants.

12. Préséance & contact

En cas de conflit entre le présent ATD et les Conditions d'utilisation concernant le traitement des Données des occupants, le présent ATD prévaut. Pour une version signée/contresignée du présent ATD pour vos dossiers, ou pour toute question concernant un engagement spécifique (par ex. un client de gestion technique plus important disposant de son propre service de protection des données), contactez support@tenants10.com .