Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

Cette politique de confidentialité est émise par Tenants10 KlG, Grütstrasse 28, 8134 Adliswil, Suisse (UID CHE-431.347.772) ("Tenants10", "nous"), responsable du traitement pour le site web, l'application web et les applications mobiles Tenants10 (ensemble, le "Service"), sauf indication contraire à la section 3 ci-dessous.

Cette politique est rédigée pour se conformer à la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD révisée, en vigueur depuis le 1er septembre 2023). Lorsqu'un utilisateur ou locataire se trouve dans l'Espace économique européen, les dispositions pertinentes du Règlement général sur la protection des données de l'UE (RGPD) s'appliquent également.

2. À qui s'applique cette politique

Le Service est utilisé par trois catégories de personnes, auxquelles cette politique s'applique :

Utilisateurs professionnels — employés de gérances, exploitants d'installations, entrepreneurs et autres clients professionnels titulaires d'un compte sur la plateforme.
Occupants / locataires — personnes vivant dans ou utilisant un bâtiment géré via le Service (via le portail occupant ou l'application mobile), invitées par l'un de nos clients professionnels.
Visiteurs — personnes consultant tenants10.com sans compte.

3. Notre rôle : responsable du traitement vs. sous-traitant

Pour les données de compte propres d'un utilisateur professionnel (connexion, profil, rôle, utilisation de la plateforme) et pour les visiteurs de notre site web, Tenants10 est responsable du traitement.

Pour les données des occupants/locataires saisies dans la plateforme par l'un de nos clients professionnels (une gérance, un bailleur ou un exploitant) — noms, coordonnées, données de bail et de paiement, demandes d'entretien, messages, documents et données similaires — notre client professionnel est le responsable du traitement, et Tenants10 agit en tant que sous-traitant, traitant ces données uniquement sur ses instructions documentées et dans le cadre d'un accord de traitement des données (voir section 11). Si vous êtes occupant/locataire et avez une question concernant vos données, veuillez d'abord contacter la gérance ou l'organisation qui vous a invité ; nous l'aidons à répondre à votre demande.

4. Informations que nous collectons

Données de compte et d'identité : nom, e-mail, numéro de téléphone, rôle, entreprise, préférence linguistique, photo de profil.
Données immobilières et locatives : informations sur l'immeuble, l'unité et le bail ; relevés de loyer et de paiement ; informations sur la garantie de loyer ; demandes d'entretien et ordres de travail ; registres d'inspection et de conformité.
Documents : contrats, plans, factures, photos et autres fichiers que vous ou votre organisation téléversez, stockés dans notre espace de stockage de documents.
Communications : messages envoyés via la messagerie intégrée, les tickets d'assistance et les annonces, y compris leur contenu.
Données d'appareil et d'utilisation : adresse IP, type de navigateur/appareil, version de l'application, jetons de notification push, heures de connexion et données générales d'utilisation/diagnostic.
Données de paiement : lorsque la facturation est traitée, les détails du moyen de paiement sont collectés et stockés directement par notre prestataire de paiement (Stripe) — Tenants10 ne stocke pas les numéros de carte complets.

5. Comment nous utilisons vos informations

Fournir, exploiter et maintenir le Service, y compris le portail occupant et les applications mobiles.
Traiter les paiements de loyer, les demandes d'entretien, les réservations et les demandes d'assistance.
Envoyer des notifications de compte, d'immeuble et de service (dans l'application, par e-mail et push).
Utiliser l'IA (y compris Microsoft Azure OpenAI Service) pour extraire et organiser les informations des documents téléversés et pour alimenter les assistants IA intégrés — voir section 6.
Traduire automatiquement les messages et avis entre utilisateurs écrivant dans des langues différentes (via Microsoft Azure Translator).
Maintenir la sécurité de la plateforme, détecter les abus et tenir un journal d'audit de l'activité du compte.
Respecter les obligations légales, faire appliquer nos Conditions d'utilisation et protéger les droits et la sécurité de nos utilisateurs.
Améliorer les performances et la fiabilité du Service.

Nous n'utilisons pas de données personnelles pour des décisions automatisées ayant des effets juridiques ou similairement significatifs, et nous ne vendons pas de données personnelles.

6. Fonctionnalités IA

Certaines fonctionnalités (comme l'extraction de données de documents et les assistants IA) envoient le contenu du document ou du message concerné à Microsoft Azure OpenAI Service pour traitement. Ceci est effectué selon les conditions de traitement des données d'entreprise de Microsoft, qui précisent que les invites et résultats envoyés via Azure OpenAI ne sont pas utilisés pour entraîner les modèles sous-jacents de Microsoft ou d'OpenAI. Les suggestions générées par l'IA doivent être vérifiées par une personne avant d'être utilisées pour des décisions juridiques, financières ou critiques pour la sécurité.

7. Avec qui nous partageons les informations

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous ne les partageons que dans la mesure nécessaire au fonctionnement du Service :

Au sein de votre organisation : les utilisateurs professionnels voient les données des occupants/locataires selon les autorisations attribuées par leur organisation.
Sous-traitants (listés à la section 8) qui hébergent les données, envoient des notifications, traitent les paiements ou fournissent des fonctionnalités d'IA/traduction en notre nom, dans le cadre d'accords écrits de traitement des données.
Autorités, lorsque requis par le droit suisse, une procédure légale valide, ou pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Tenants10, de nos utilisateurs ou du public.
Une entité successeure, en cas de fusion, acquisition ou vente d'actifs, sous réserve des mêmes engagements de protection des données décrits ici.

8. Sous-traitants & transferts internationaux

Notre infrastructure principale (serveurs d'application, base de données et stockage de fichiers) est hébergée par Microsoft Azure dans la région Switzerland North, ce qui signifie que les données principales de la plateforme sont stockées en Suisse. Certaines fonctionnalités reposent sur des sous-traitants pouvant traiter des données en dehors de la Suisse, notamment aux États-Unis :

Microsoft Azure (Switzerland North, certains appels IA/traduction étant acheminés via les points de terminaison régionaux Azure) — hébergement, base de données, stockage de fichiers, extraction IA de documents, traduction.
Google Firebase Cloud Messaging (États-Unis) — livraison des notifications push mobiles et navigateur. Les contenus push sont délibérément génériques (uniquement une étiquette de catégorie — p. ex. "Nouveau message" — jamais de noms, contenu de message ou montants) précisément parce que ce canal transite en dehors de notre propre infrastructure.
Resend — livraison des e-mails transactionnels (compte, notification et réinitialisation de mot de passe).
Stripe — traitement des paiements pour les abonnements à la plateforme, le cas échéant.

Lorsque des données personnelles sont transférées hors de Suisse ou de l'EEE vers un pays sans niveau de protection des données reconnu comme adéquat, nous nous appuyons sur les clauses contractuelles types des fournisseurs et, le cas échéant, sur le cadre de protection des données UE-US / Suisse-US (Data Privacy Framework) comme garantie juridique pour ce transfert.

9. Conservation des données

Nous conservons les données personnelles aussi longtemps que le compte ou l'organisation concerné est actif sur le Service, et pendant une période raisonnable par la suite pour respecter les obligations légales, comptables et de résolution des litiges — généralement jusqu'à 10 ans pour les registres financiers et contractuels, conformément aux exigences suisses de conservation (art. 958f CO). Lorsqu'une organisation ferme son compte, nous supprimons ou anonymisons les données personnelles des occupants/locataires dans un délai raisonnable, sauf obligation légale de conservation plus longue ou accord contraire avec cette organisation dans le cadre de l'accord de traitement des données.

10. Cookies & technologies similaires

Notre site web et notre application web utilisent des cookies et un stockage local similaire pour les fonctions essentielles (maintien de la connexion, mémorisation des préférences) et, le cas échéant, à des fins d'analyse. Voir notre Politique de cookies pour la liste complète et la gestion de vos choix.

11. Accord de traitement des données (clients professionnels)

Si vous êtes un client professionnel (une gérance, un bailleur ou un exploitant) traitant les données personnelles de vos occupants/locataires via le Service, notre Accord de traitement des données fait partie de votre contrat avec nous et définit la portée, la finalité, les sous-traitants et les mesures de sécurité applicables à ce traitement, comme requis par l'art. 9 LPD.

12. Sécurité des données

Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles appropriées à la sensibilité des données, y compris le chiffrement en transit, le contrôle d'accès basé sur les rôles, la journalisation d'audit et l'examen régulier des sous-traitants tiers. Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est totalement sûre, et nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

13. Vos droits

En vertu de la LPD (et, le cas échéant, du RGPD), vous avez le droit de demander l'accès, la rectification, la suppression ou la limitation du traitement des données personnelles que nous détenons à votre sujet, et de vous opposer à certains traitements. Si vos données nous ont été fournies par votre gérance ou votre employeur (voir section 3), veuillez d'abord adresser votre demande à celui-ci ; nous l'aidons à y répondre. Vous pouvez également déposer une plainte auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne, Suisse (edoeb.admin.ch), ou, si le RGPD vous est applicable, auprès de votre autorité locale de protection des données de l'UE.

14. Enfants

Le Service est destiné à un usage professionnel et aux occupants/locataires adultes. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles d'enfants.

15. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. Les modifications substantielles seront annoncées dans l'application ou par e-mail aux titulaires de compte, et la date de "dernière mise à jour" ci-dessus sera révisée.

16. Nous contacter

Pour toute question concernant cette politique de confidentialité, ou pour exercer vos droits, contactez-nous à : support@tenants10.com , ou par courrier à Tenants10 KlG, Grütstrasse 28, 8134 Adliswil, Suisse.