Accordo sul trattamento dei dati

Il presente Accordo sul trattamento dei dati ("ATD") integra i Termini di servizio di Tenants10 e si applica automaticamente ogniqualvolta tu ("Cliente") utilizzi il Servizio Tenants10 per trattare dati personali dei tuoi occupanti, inquilini, personale o altre persone ("Dati degli occupanti") sulla piattaforma Tenants10. È finalizzato a soddisfare i requisiti dell'art. 9 della legge federale svizzera sulla protezione dei dati e, ove applicabile, dell'art. 28 del GDPR.

1. Ruoli

Il Cliente è titolare del trattamento dei Dati degli occupanti. Tenants10 KlG è responsabile del trattamento, agendo solo secondo le istruzioni documentate del Cliente, fornite tramite la normale configurazione e utilizzo del Servizio (ad es. quali moduli sono abilitati, chi il Cliente invita, quali dati il Cliente inserisce).

2. Oggetto, natura & finalità

Tenants10 tratta i Dati degli occupanti per fornire le funzioni di gestione immobiliare/tecnica che il Cliente configura: amministrazione della locazione, monitoraggio di affitti e pagamenti, gestione di richieste di manutenzione e ordini di lavoro, monitoraggio di conformità/ispezioni, messaggistica integrata, archiviazione documenti e relative funzionalità assistite dall'IA (estrazione documenti, traduzione e assistenti integrati), per la durata dell'abbonamento del Cliente.

3. Categorie di dati & interessati

I Dati degli occupanti possono includere: nome, dati di contatto, dati di locazione e pagamento, richieste di manutenzione, messaggi e documenti relativi a inquilini, occupanti e contatti dell'edificio del Cliente. Non includono categorie particolari di dati personali (ad es. dati sanitari), salvo che il Cliente scelga di caricare tali contenuti, garantendo di disporre di una base legale per farlo.

4. Sub-responsabili del trattamento

Il Cliente autorizza Tenants10 ad avvalersi dei sub-responsabili del trattamento elencati nella sezione 8 dell' Informativa sulla privacy (come aggiornata di volta in volta) per fornire il Servizio. Tenants10 rimane responsabile della conformità di ciascun sub-responsabile a obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli del presente ATD, e darà al Cliente ragionevole preavviso di qualsiasi nuovo sub-responsabile che tratti Dati degli occupanti, affinché il Cliente possa opporsi per motivi ragionevoli legati alla protezione dei dati.

5. Misure di sicurezza

Tenants10 mantiene misure tecniche e organizzative appropriate al rischio, tra cui: crittografia dei dati in transito; controllo degli accessi basato su ruoli e limitato per edificio all'interno della piattaforma; registrazione di controllo delle azioni amministrative; hosting dell'infrastruttura principale nella regione Switzerland North di Microsoft Azure; e revisione periodica delle pratiche di sicurezza dei sub-responsabili.

6. Riservatezza

Tenants10 garantisce che il personale autorizzato a trattare i Dati degli occupanti sia vincolato da un adeguato obbligo di riservatezza.

7. Assistenza al Cliente

Tenendo conto della natura del trattamento, Tenants10 assisterà ragionevolmente il Cliente nel rispondere alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, esportazione) presentate dai propri occupanti/inquilini, e nel soddisfare eventuali obblighi applicabili di valutazione d'impatto sulla protezione dei dati o di notifica di violazione relativi ai Dati degli occupanti, nella misura in cui le informazioni richieste siano disponibili per Tenants10.

8. Notifica di violazione dei dati personali

Tenants10 informerà il Cliente senza ingiustificato ritardo dopo essere venuto a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguarda i Dati degli occupanti di tale Cliente, e fornirà le informazioni disponibili per aiutare il Cliente a soddisfare i propri obblighi di notifica.

9. Restituzione & cancellazione dei dati

Alla cessazione dell'abbonamento del Cliente, Tenants10 renderà disponibili i Dati degli occupanti per l'esportazione per un periodo ragionevole, per poi cancellarli o anonimizzarli, salvo che Tenants10 sia tenuto dalla legge applicabile (ad es. le norme svizzere sulla tenuta dei documenti finanziari) a conservare determinati registri più a lungo.

10. Trasferimenti internazionali

Qualora i Dati degli occupanti vengano trasferiti al di fuori della Svizzera o del SEE da un sub-responsabile elencato nella sezione 8 dell'Informativa sulla privacy, tale trasferimento avviene sulla base di clausole contrattuali standard e/o, ove applicabile a tale fornitore, del quadro di protezione dei dati UE-USA / Svizzera-USA.

11. Audit

Su ragionevole richiesta scritta, non più di una volta all'anno salvo incidente specifico, Tenants10 fornirà al Cliente le informazioni disponibili che dimostrano la conformità al presente ATD, come un riepilogo delle misure di sicurezza o le certificazioni pertinenti dei sub-responsabili.

12. Prevalenza & contatti

In caso di conflitto tra il presente ATD e i Termini di servizio riguardo al trattamento dei Dati degli occupanti, prevale il presente ATD. Per una versione firmata/controfirmata del presente ATD per i tuoi archivi, o per domande relative a un impegno specifico (ad es. un cliente di gestione tecnica più grande con un proprio ufficio per la protezione dei dati), contatta support@tenants10.com .